RPA — Mikä se on ja miten se auttaa business controllerin työssä?

RPA?

Uusi vuosi ja uusi blogi!

Sivuillamme on paljon juttua IoT:sta, pilvestä ja projektireferensseistä, mutta niistä ei aina käy ilmi, minkä kaiken parissa me teemme töitä. Ohjelmistorobotiikasta emme ole juurikaan puhuneet, ja saatatkin miettiä, mitä se oikeastaan tarkoittaa. Robotit, botit ja muu tieteiselokuvarekvisiitta ei heti tule mieleen varsinkaan business controllereiden arjesta puhuttaessa. Lukijamme ovat pitkälti IT-alan ammattilaisia, joten lieneekin syytä avata business controllerien työnkuvaa.

Business controllerit ovat yritysten ylimmän johdon parhaita ystäviä, koska he kertovat, miksi edellisen kuukauden tulos oli odotettua pienempi tai miksi kustannukset ovat nousseet. IT-alalla data-analytiikka on ollut erittäin trendikästä muutamien viime vuosien aikana, mutta business controllerit ovat tehneet big data -analytiikkaa jo vuosikymmeniä. Etenkin suurissa monikansallisissa korporaatioissa dataa kertyy massiivisia määriä. Dataa kerätään kymmenistä eri järjestelmistä ja yhdistellään eri tytäryhtiöistä, maayhtiöistä ja yksiköistä. Dataa löytyy ERP- ja CRM-järjestelmistä, Exceleistä ja valitettavan usein vielä erimuotoisista tiedostoista ja tietokantatauluista hieman eri parametreilla.

Monimuotoiset lähteet ja sekalaiset tiedonsyöttökäytännöt aliorganisaatioissa johtavat tietojen konsolidoinnin monimutkaistumiseen ja hidastumiseen. Ongelmallisessa tilanteessa voidaan kuitenkin huokaista helpotuksesta, sillä mitä suuremmat ongelmat ovat, sitä enemmän hyötyä ohjelmistorobotiikasta voidaan saada. RPA eli Robotic Process Automation ei itsessään ole mitään uutta vaan ennemmin uusi käsite, joka on muotoutunut tekniikan kehittyessä. Erilaisia automaatiota lisääviä ohjelmia ja scriptejä on ollut jo pitkään, mutta vasta nyt integraatio järjestelmien välillä alkaa olla sillä tasolla, että robotiikan avulla pystytään järkevällä työmäärällä tekemään järjestelmien järjestelmää (“System of systems”).

Käyttämällä Robot Frameworkiä ja sitä varten kirjoitettuja apukirjastoja voidaan dataa hakea helposti tietokannoista, Excel-tiedostoista, web-sivuilta, raportointijärjestelmistä, ja ERP- sekä CRM-järjestelmistä. Robot Frameworkilla datan syöttöä erilaisiin järjestelmiin voidaan automatisoida, jolloin tuottavuus ja datan oikeellisuus kasvaa. RPA:n hyötyjä voidaan kuvata esimerkki-casella, jossa kansainvälisen suuryrityksen talousosastolla toteutettiin uusi järjestelmä. Järjestelmä hakee Excel-tiedostoista, Oracle Hyperionista ja template-tiedostoista dataa, jonka perusteella generoidaan automaattisesti Powerpoint-muotoinen kuukausipaketti. Järjestelmä otettiin käyttöön pääkonttorissa, useilla liiketoiminta-alueilla sekä kymmenissä maaorganisaatioissa. Saavutetuksi kokonaishyödyksi muodostuikin useiden kymmenien työpäivien säästö kuukausittain.

Business controllerin työaika on erittäin arvokasta, koska työtä on vaikea jakaa ja se painottuu epätasaisesti kuunvaihteisiin. Kuunvaihteessa säästetty aika onkin tuplasti arvokkaampaa verrattuna säästöihin kuukauden puolivälissä. Säästöä ei toki kannata mitata vain rahassa. RPA:n avulla manuaalisen työn vähentyessä säästöä syntyy myös datan virhemäärän vähenemisen kautta. Uskomme, että RPA on oikein toteutettuna keino virtaviivaistaa ja tehostaa yritysten työtaakkaa, sekä mahdollistaa työntekijöiden keskittyminen ydinosaamiseen.

Onkin aika kysyä: Mitä teidän yrityksessä kannattaisi automatisoida RPA:n avulla?